PENGGUNAAN MENU DAN IKON DALAM PEMBUATA DOKUMEN PENGOLAH ANGKA

PENGGUNAAN MENU DAN IKON DALAM PEMBUATA DOKUMEN PENGOLAH ANGKA

Penggunaan Menu dan Ikon dalam Tombol Office (Office Button) dan Ribbon

            Seperti halnya Microsoft Word 2007, menu dan ikon yang terdapat dalam tombol office Microsoft Excel 2007 juga mempunyai berbagai tombol dengan fungsinya masing-masing, seperti tombol New (untuk membuka dokumen baru), Open (Untuk membuka dokumen lama), Save dan Save As (Untuk menyimpan dokumen), Print (untuk mencetak dokumen), prepare (untuk mempersiapkan dokumen dalam tahap pemodifikasian lebih lanjut), Send (untuk mengirimkan dokumen atau workbook lewat email hingga mesin fax), Publish (untuk mempublikasikan dokumen pada web hingga blog) dan tombol close (untuk menutup dokumen yang sedang dibuka).

            Untuk memodifikasi dokumen seperti mengatur lebar kolom dan tinggi baris, membuat rumus maupun fungsi, mengatur tampilan border atau garis, penyisipn gambar atau objek, mengatur ukuran kertas, margin, menentukan jenis dan besar huruf, hingga membuat grafik dapat dilakukan dalam ribbon. Ribbon ini terdiri dari tab-tab yang berisi atau mengandung berbagai menu dan ikon.

            Ribbon standar yang dimiliki Microsoft Excel 2007 terdiri dari Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review dan Tab View.

Pembuatan Dokumen Baru pada Program PengolahAngka Microsoft Excel 2007

            Untuk membuat dokumen dalam Microsoft Excel ini ada beberapa hal yang perlu kamu pahami terlebih dahulu, seperti cara membuka dokumen baru dan pengenalan bagian-bagian dari lembar kerja atau workbook.

1.  Prosedur Membuat Dokumen Baru

            Ada beberap prosedur atau langkah yang perlu kamu lakukan. Untuk membuat dokumen baru pada Microsoft Ecel 2007. Langkah-langkah tersebut antara lain sebagai berikut:

a.  Pastikan layar monitor berada dalam posisi Microsoft Excel (lakukan langkah-langkah pengaktifan Program Microsoft Excel 2007)

b.  Klik tombol Office hingga muncul menu-menu dan ikon pada tombol office tersebut, kemmudian pilih ikon New hingga muncul tampilan sebagai berikut.

c.  kamu cukup memilih Blank workbook kemudian klik tombol creat pada jendela new workbook hingga muncul halaman kosong yang baru dari Microsoft Excel berikut.

d.  Pada tahapan tampilan di atas, kamu sudah siap mngetik dokumen baru dalam program Excel ini. Untuk memulai membuat dokumen baru, kamu perlu mengenal bagian-bagian yang terdapat dalam workbook excel tersebut.

2.  Mengenal Elemen-Elemen pada Workbook

Workbook atau buku kerja adalah file/dokumen yang terdiri dari lembaran-lembaran (sheet). Setiap workbook bisa terdiri dari 1 s/d 255 sheet. Berikut ini elemen-elemen yang terdapat dalam workbook.

a.       Sheet/worksheet (lembar kerja) : terdiri dari 256 kolom yang diwakili oleh huruf (A, B, C, ..., AA, ... , IV), dan 65536 baris yang diwakili oleh angka (1, 2, 3, ..., 65536).

b.      Nama Sheet dari Sheet 1 , Sheet 2, ....

3.  Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)

Pada saat lembar kerja Microsoft Excel pertama kali dibuka, penunjuk sel (pointer cell) berada pada alamat set A1.

4.  Mengisi Sel dengan Data pada Worksheet

     a.  Tunjuk/klik sel yang akan dimasuki data (sel menjadi sel aktif)

     b.  Ketik datanhya

     c.  Tekan tombol Enter atau anak panah pada keyboard

     d.  Lakukan sampai input data selesai.

5.  Mengubah Lebar Kolom

       Biasanya tampilan ukuran lebar kolom suatu worksheet memiliki lebar yang sama. Ukuran default ini dapat kita ubah untuk disesuaikan dengan panjang/lebar data yang akan dimasukkan.

       Selain cara diatas, mengubah lebar kolom juga dapat dilakukan melalui tombol Format pada group cells dalam Tab Home. Kemudian pilih Coloum Width sehingga muncul kotak dialog Coloumn Width.

6.  Mengubah Tinggi Baris

     Cara yang tepat untuk mengubah tinggi baris dapat dilakukan dengan menggeser garis batas bawah judul baris (Heading Row) sampai batas tertentu.

7.  Menyimpan Data Dokumen

     Secara umum proses penyimpanan yang dapat dilakukan adalah dengan cara mengarahkan kursor pada Office Button, kemudian pilih dan klik Save atau pilih Save As.

8.  Menutup Dokumen pada Workbook

     Dapat dilakukan dengan mengklik tombol close yang terdapat pada Office Button atau teka Ctrl+W pada keyboard. Ketika tombol Close diklik akan mmuncul kotak dialog yang menanyakan kembali apakah dokumen akan disimpan kembali atau tidak  atau membatalkan perintah Close tersebut.

Membuka File Workbook Microsoft Excel 2007

1.    Buka kembali dokumen “stok” yang pernah kamu kerjakan dalam tugas sebelumnya.

2.    Pilih dan klik drive dan folder pilihan Look In. Pilih nama file yang dikehendaki. Setelah itu akan muncul sejumlah nama file lama yang pernah disimpan untuk dipilih.

3.    Klik 2 kali pada nama file kerjanya.

Mengedit Worksheet (Editing Data)

1.    menghapus Isi Sel

       Penghapusa isi sel dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

       a.  Sorot sel/range dengan mouse atau tombol shift + tanda panah pada keyboard untuk memilih sel/baris/range, kemudian tekan tombol delete pada keyboard

       b.  Selain cara tersebut, menghapus data dalam sel/range juga dapat dilakukan dengan tombol clear pada group Editing dalam Tab Home. Pada tombol clear ini terdapat pilihan menu berikut.

       c.  Pilihan pada tombol clear :

1)   Clear All              :    Menghapus isi sel seluruhnya

2)   Clear Format        :    Menghapus formatnya saja

3)   Contents              :    Menghapus isi selnya saja

4)   Clear Comment   :    Menghapus Komentar

2.    Mengganti dan Memperbaiki Data dalam Sel

       Jika data yang diketik dalam sel salah atau kurang tepat, kita bisa menggangtinya atau memperbaiki data tersebut.

3.    Memindahkan Data

       Kita dapat memindahkan data dalam suatu sel atau range ke sel atau range yang lain. Memindahkan data tersebut dapat dilakukan dengan dua cara berikut ini :

1)   Drag dan drop

2)   Cut dan Paste

4,    Mengkopi Data

       Kita juga dapat mengkopi data yang terdapat yang terdapat dalam suatu sel atau range yang lain.

       Prosesnya hampir sama dengan memindahkan data .

5.    Mencari dan Mengganti Teks/Angka dalam Sel

       Selain menghapus teks/angka dalam sel, kita juga dapat mencari dan mengganti data dalam sel, apalagi jika data yang ingin diganti tersebut terdapat dalam sekelompok data yang cukup banyak.

6.    Mengatur Perataan Data dalam sel

       Mengatur perataan dalam sel dimaksudkan agar tampilan data kelihatan lebih rapi dan enak dibaca

7.    Mnghapus Sel, Baris, Kolom dan Sheet

       Jika ingin menghapus sel, pilih perintah Delete Cells untuk membuka kotak dialog Delete. Sedanngkan untuk menghapus baris, kolom dan sheet dapat dilakukan dengan memilih Delete Sheet Rows, Delete Sheet Coloumns dan Delete Sheet.

8.    Menyisipkan Sel

       Prosedur yang dilakukan adalah sebago berikut :

a.  Pilihlah sel yang menunjukkan tempat sel baru akan disisipkan

b.  Klik tombol Insert pada group Cells dalam Tab Home, pilihlah perintah Insert Cells untuk membuka kotak dialog Insert.

9.    Menggabungkan Beberapa Sel dan Baris

       Prosedur yang dilakukan untuk menggabungkan baris ini adalah sebagai berikut :

       a.  Pilihlah sel-sel yang akan digabungkan dengan cara menyorot dan memblok sel-sel tersebut.

       b.  Klik tombol Merge pada group Aligmnet dan dalam Tab Home.

       c.  Pilihlah salah satu perintah dalam menu pilihan tersebut sesuai dengan penggabungan sel-sel yang dibutuhkan.

       d.  Sebagai catatan penting untuk menyertakan semua data dalam range dalam sel yang tergabung salinlah data ke bagian kiri atas dalam range.

10.  Mengubah Bentuk dan Ukuran Fonts

       Jenis font/huruf tersebut merupakan fasilitas yang disediakan dalam program pengolah angka. Banyak variasi yang ditawarkan untuk membentuk karakteristik jenis huruf dalamsatu huruf, kata, kalimat, paragraf bahkan dalam satu text.

11.  Memberi Garis Bingkai atau Border Pada Tabel

       Pemberian garis bingkai dapat dilakukan melalui tombol All Borders yang terdapat dalam group Font tab Home. Jika kamu pilih dan klik tombol itu maka akan muncul menu pilihan dari tombol tersebut.

Mengubah Ukuran Kertas, Margin, Dan Orientasi Halaman

1.    Mengubah Ukuran Kertas dan Mengatur Orientasi Halaman

       Untuk mengubah ukuran kertas dan mengatur orientasi halaman dapat kita lakukan melalui group Page Setup tab Page Layout.

2.    Mengubah Ukuran Margin

       Untuk mengubah ukuran margin ini dapat dilakukan dengan prosedur yang sama seperti pengaturan Page Setup.

3.    Tab Header/Footer pada Kotak Dialog Page Setup

       Tab Header dan Footer digunakan untuk memberikan nomor halaman dan judul halaman pada lembar kerja.

4.    Tab Sheet pada Kotak Dialog Page Setup

       Tab Sheet ini berguna untuk mencetak sebagian dari dokumen yang dimiliki.

Menggunakan Format Number (Bilangan)

Untuk membuat format angka dapat dilakukan melalui Group Number pada tab Home. Melalui group Number ini kita bisa memformat angka dalam bentuk desimal, seperti mengatur jumlah digit desimal dan sebagainya.

Menggabungkan Beberapa Sel

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1.  Sorotlah sel atau range yang akan digabungkan

2.  Pilih dan Klik tombol Merge & Centre pada tab Home dalam group Aligment sehingga muncul kotak pilihan

3.  Dalam kotak pilihan itu, pilih dan klik salah satu tombol.

Menyisip atau Menempatkan Objek dalam Dokumen

            Salah satu cara untuk mempercantik atau memperoleh tampilan dokumen pengolah angka seperti Microsoft Excel 2007 dapat dilakukan dengan cara menyisipkan menempatkan suatu objek seperti gambar/foto, ClipArt, dan Eord Art.

Meyisip atau Menempatkan Objek Berupa Varisi Teks (Word Art)

            Untuk menyisip objek berupa variasi teks atau WordArt dalam sebuah dokumen dapat dilakukan dengan prosedur berikut.

Menggunakan Rumus dalam Sel

            Salah satu fungsi utama program spreadsheet atau pengolah angka seperti Microsoft Excel adalah untuk menghitung dana secara otomatis. Manipulasi data dengan menggunakan perhitungan sederhana seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian maupun pembagian bisa dilakukan dengan membuat formula (rumus).

1.      Penulisan Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap

2.      Penulisan Rumus dengan Menggunakan Referensi Sel.

3.      Penulisan Rumus dengan Menunjuk Sel

Penggunaan Fungsi pada Microsoft Excel 2007

Fungsi yang terdapat dalam Microsoft Excel merupakan rumus yang sudah siap pakai untuk membantu kita dalam perhitungan. Suatu fungsi harus diawali dengan tanda =

1.      Fungsi Matematik

Fungsi mateatik digunakan untuk melakukan operasi matematika

2.      Fungsi Statistik

Pada umumnya fungsi statistik memerlukan segmen berupa range..

3.      Fungsi Logika IF

Pada umumnya fungsi logika digunakan jika kita memerlukan suatu pernyataan logika

4.      Fungsi Khusus

Fungsi Khusus ini terdiri dari fungsi VLOOKUP dan fungsi HLOOKUP

                                          

Mencetak Dokumen

1.      Fasilitas Print Preview

Biasanya, sebelum kita mencetak lembar kerja ke mesin printer kita dapat melihat terlebih dahulu hasil pencetakannya di layar monitor.

a.       Pilih dan klik tombol Office Button, pilih tombol print

b.      Pilih dan klik Tombol Print Preview. Jendela Print Preview akan tampil lengkap bersama hasil pencetakannya

c.       Hasil pencetakan di print preview tersebut dapat langsung kita di mesin printer dengan mengklik tombol perintah print.

d.      Untuk mengakhiri print preview dapat kita lakukan dengan mengklik tombol perintah Close.

2.      Mencetak Lembar Kerja ke Print

Selain menggunakan fasilitas print preview, mencetak lembar kerja ke printer juga dapat dilakukan langsung melalui Office Button atau tombol Office. Prosedurnya adalah sebagai berikut :

a.       Pilih dab klik tombol Ofiice Button, pilih tombol print sehingga muncul menu Print.

b.      Pilih dan klik tombol Print

c.       Pilih dan kliklah printer driver yang diinginkan pada tombol daftar pilihan Name

d.      Beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan berikut yang terapat di kotak print what

·         Selection

·         Active Sheet

·         Ignore print areas

·         Entire Workbook

e.       Kita juga bisa menentukan halaman yang akan dicetak dengan cara melakukan pemilihan dan pengisian pada kotak Print Range yang terdiri dari :

·         All

·         Page (s)

f.       Jika kita ingin mencetak lembar kerja lebih dari satu kali atau beberapa kopi, isilah kotak isian Number of copies dengan jumlah angka yang diinginkan

g.      Kiklah Ok untuk mencetak lembar kerja ke printer.

Artikel Terkait: